Az idő és az erőforrások korlátozottak a legtöbb optikában. Íme négy adminisztratív feladat, melyet automatizálhat, hogy több ideje maradjon minden másra!
Az adminisztratív feladatok megnehezítik az optika hatékony működését. Természetesen szükségesek, de gyakran túl sok időt vesznek igénybe, főleg, ha egyszerre akarja elvégezni mindet. Nem lenne jobb, ha egy részüket nem Önnek kellene megcsinálnia? A felszabadult idejét más hasznos dolgokra fordíthatná, például üzlete marketingjének menedzselésére.
Szerencsére van egy pár adminisztratív feladat, melyet automatizálhat, időt és munkaerőt takarítva meg ezzel. Nézzünk meg négyet ezek közül:
1. Automatikus e-mailek, üzenetek, hangüzenetek
Változatos módokon kommunikálhat vásárlóival, az e-mailtől kezdve az üzeneteken és a telefonhívásokon át a hangüzenetekig. Ezeket használhatja időpont egyeztetésre, termékekkel kapcsolatos tájékoztatókra, vagy akár születésnapi köszöntések küldésére. Mivel ezek időben összeadódnak, lehetséges, hogy a napjának egy nagy részét arra kell fordítania, hogy ezekkel foglalkozzon, néha akár munkaidő után is.
Valójában a fenti dolgokat kivétel nélkül automatizálhatja, mivel vannak olyan elektronikus szolgáltatások, melyek emlékeztetik a vevőket az időpontokra, értesítik őket, ha elkészült a szemüvegük, és akár születésnapi üdvözletet is küldenek. A legjobb az egészben, hogy akár ők maguk is megválaszthatják, milyen formában szeretnék ezeket megkapni: e-mail, üzenet vagy hangüzenet formájában.
2. Időpont kitöltés
Az időpontfoglalások követése problémás lehet. Számon kell például tartania, hogy mely időpont szabad, melyet mondtak le, megoldani, hogy betöltse a lyukakat. Létezik azonban néhány eszköz és szoftver, melyekkel időt takaríthat meg.
Egy automatikus időpont kitöltő rendszerrel feltöltheti a lemondott időpontokat egy elektronikus várólistáról. Ez gyakorlatilag azt jelenti, hogy ha egy páciens lemondja az időpontját, lesz egy másik, akivel automatikusan feltöltődik az. Ha online időpontfoglaló rendszerre vált, az duplán hatékony módszer az idő felszabadítására.
3. Automatikus vásárlói felmérések
Papíron kitöltetni a vásárlókkal a kérdőíveket ma már nem túl hatásos módszer arra, hogy építő jellegű visszajelzéseket kapjon. Nagy eséllyel nem fognak túl sokan választ adni. Hogyan tudhatja meg, hogy mi fontos a vásárlói számára, illetve, hogy mit gondolnak a vásárlók optikájáról? A digitális jelenlét az első, utána következhet az automatizálás.
Az automatikus vásárlói felmérések lehetőséget adnak vendégeinek arra, hogy visszajelzést adjanak Önnek. Ezeket egyszerű kitölteni, személyre szabottak, olyan kérdéseket tartalmaznak, melyekre Ön is tudni akarja a választ, ráadásul javítanak a vásárlói élményen is. És ami még fontosabb: megelőzik, hogy a vásárlók egyenesen értékelő oldalakra menjek rossz tapasztalataikkal, mielőtt Ön értesülhetett volna a problémáról. Mindezzel növelheti vásárlói számát is.
4. Vásárlói beszámolók
Most azt gondolhatja, hogy kizárt dolog, hogy a vásárlói beszámolókat automatizálni lehessen. Igaza van, hiszen nem akarja, hogy a számítógép vásárlói beszámolókat generáljon, valódi emberektől akarja ezeket megkapni. Amit viszont automatizálhat, az a vásárlói felmérésekben kapott visszajelzések áthelyezése a weboldalára. Akár ki is választhatja, hogy csak a négy és öt csillagos értékelések legyenek áthelyezve. Ezután pedig már a kisujját sem kell mozdítania.
Kevés adminisztratív feladat automatizálása is több időt és erőforrást szabadíthat fel, mint gondolná. Amennyiben az optikájában bármelyikből hiány van, ideje megfontolnia egyes feladatok automatizálását!
